Как правильно провести совещание (собрание)?
Ситуация следующая: меня повысили в должности и с новой, более престижной должностью появились не только дополнительные возможности, но и обязанности, и совещание одно из них. Как правильно провести совещание, чтобы повысить боевой дух коллектива и сделать его работу более качественной, слаженной что ли?
Спросил Subzero в "Прочее", 2015-08-25 18:48:14
answersall.ru
2015-08-25 18:48:14
Совещание - собрание коллектива для решения, обсуждения каких-либо текущих вопросов. На совещании обычно выслушиваются мнения всех участников и в конце-концов приходят к коллективному решению крупной проблемы или нескольких мелких вопросов.
Прежде всего нужно знать, что совещание не обязательно должен проводить сам руководитель или высший по должности, лучше назначить на эту должность человека, который наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Только такой человек сможет принять действительно общее решение, которое будет полезно как компании, так и удовлетворит всех участников собрания.
Далее запомните, что совещание не должно быть спонтанным и загадочным. Что это значит? Заранее предупредите коллектив как насчет даты проведения совещания, так и насчет темы. Пусть люди готовятся по теме совещания заранее, так у Вас будет больше интересных идей и мыслей.
Чтобы все вопросы не решать в один день, сделайте совещания короткими, но регулярными. Ведь бывают случаи, когда Вы накопите множество проблем, а потом часами ищете решение, затягивая одно совещание на несколько часов. Попробуйте решать проблемы по мере их появления.
Например: ежедневно, на 15 минут у Вас будет собрание по текущим делам.
Если для решения проблемы Вам необходимо обсудить ее с одним человеком, то не нужно организовывать из-за этого целое совещание. Вызовите этого человека и поговорите с ним по вопросу.
Также, Вы должны полностью представлять, что будете обсуждать на собрании. Если Вы в чем-то не уверены и тем более не знаете, зачем конкретно проводить совещание, лучше перенести его на другую дату.
Все это больше связано с организационными вопросам, но и они очень важны. Теперь что стоит знать человеку, который занимается проведением совещания?
1.Совещание всегда начинается и заканчивается вовремя. Если Вы выделили для обсуждения вопроса 1 час, соизвольте закончить его ровно за 1 час. Также, если по-расписанию совещание начинается в 12, не опаздывайте, не позволяйте, чтобы в коллективе появилось мнение о несерьезности данного мероприятия.
2.Не старайтесь самостоятельно вести совещание и только говорить. Это прежде всего коллективное решение, поэтому Ваша цель дать слово каждому участнику совещания высказаться, а наиболее интересные, высказанные идеи, записать, чтобы в конце их озвучить, подвести итог.
Также, не позволяйте очень долго высказываться одному человеку - всегда в коллективе есть такой человек (или несколько), который перенимает инициативу в свои руки и навязывает свое мнение другим.
3.Ваша цель задать тон совещания. Вы должны озвучить проблему, рассказать, как Вы сейчас с ней боритесь и уже потом передать слово коллективу, а сами в это время внимательно всех выслушиваете.
Если вопросов, которые необходимо решить, несколько, то переходите от одного к другому постепенно. Лучше начать с более легких вопросов, а затем прийти к более важным и сложным, как бы подготавливая участников собрания.
4.Во время совещания можно отвести время и отдельно поблагодарить, похвалить тех участников группы, которые в последнее время проявили особую активность и чья деятельность сказалась на успехе компании. Укажите каждого человека, которого есть за что хвалить и не забудьте упомянуть, что именно он сделал (для этого, конечно, нужно следить за тем, что происходит в коллективе).
Это вызовет больше уважения к Вам, Вас будут больше уважать ведь Вы не просто руководите, но еще и следите. Кроме того у других участников группы будет стимул работать лучше, чтобы заслужить даже словесного поощрения.
5.Не бойтесь признать свои ошибки. Если в последний месяц по Вашей вине компания несет убытки или в целом что-то идет не по плану, признайте свою вину, а не сваливайте ее на кого-либо еще. Это вызовет большее доверие к вам, как к организатору.
6.Если во время совещания ситуация накалилась, возник конфликт между участниками, можно немного разрядить обстановку и отойти от темы. Позвольте всем немного успокоится. Заранее продумайте интересную историю на этот случай, ведь неизвестно, когда он возникнет. Случай может быть как связан с коллективом, так и просто, из жизни.
7.Если собрание затянулось и люди уже немного подустали, то выделите немного времени на перерыв. Возможно, в это время к ним придут новые идеи.
8.Нередко бывают случаи, когда начиная обсуждение с одной темы, как-то плавно оно переходит на другую. Если такое возникает на совещании Вам необходимо немедленно вмешаться и вернуть разговор в прежнее русло. Вы собрались не на базар, а решать важные вопросы. Это не значит, что в совещании нет места для шуток - есть, но они должны быть уместными.
9.Не теряйте нить собрания. У каждого обсуждаемого вопроса должно быть начало, обсуждение и его решение. Поэтому, как только по вопросу все высказались, Вы озвучиваете все идеи, что Вам понравились и Вы записали, уточняете у коллектива насколько правильно все записано, согласны ли они с этим, и переходите к следующему вопросу.
Если вопрос один и он большой, то только в конце совещания Вы подводите итог.
10.Важно не просто обсудить что-либо с коллективом, но еще важнее определить сроки, в которые нужно решить определенную проблему. Поэтому, обязательно согласуйте после каждого решения насколько быстро его необходимо воплотить в жизнь. Для этого назначьте одну конкретную задачу каждому участнику группы. Или, разделите коллектив на группы, и каждая группа будет заниматься своим вопросом до определенной даты.
11.Во время совещания Вам ни в коем случае нельзя переходить на личности, пытаясь навязать кому-либо свое мнение. Вы должны обращаться к группе, а не к конкретному человеку, если конечно к нему нет каких-либо личных вопросов. Поэтому, приводите объективные, аргументированные доводы, чтобы убедить коллектив, что такое решение наиболее рациональное.
12.Если Вы знаете, что сказанные Вами слова резко настроят людей против Вас, то лучше не произносить их вслух и остаться при своем мнении. Ваш авторитет очень сильно может пошатнуться, если Вы скажите что-то, чего от Вас никто не ждет.
Вот так вот непросто на первый взгляд провести обычное совещание (собрание). Однако, если вдуматься, то все оказывается куда проще. Запомните главное:
озвучили проблему, выслушали мнения, огласили решение - все, больше ничего и не надо. Вам главное следить за тем, что говорят, как себя чувствуют люди и в случае чего разбавить атмосферу, сделать перерыв или же напомнить о теме совещания и вернуть его в нужное русло. Первые разы Вам будет несколько некомфортно проводить совещания, но затем Вы привыкните. А мы с Вами прощаемся на сегодня. Удачи!
Прежде всего нужно знать, что совещание не обязательно должен проводить сам руководитель или высший по должности, лучше назначить на эту должность человека, который наиболее компетентен в обсуждаемой проблеме. Только такой человек сможет принять действительно общее решение, которое будет полезно как компании, так и удовлетворит всех участников собрания.
Далее запомните, что совещание не должно быть спонтанным и загадочным. Что это значит? Заранее предупредите коллектив как насчет даты проведения совещания, так и насчет темы. Пусть люди готовятся по теме совещания заранее, так у Вас будет больше интересных идей и мыслей.
Чтобы все вопросы не решать в один день, сделайте совещания короткими, но регулярными. Ведь бывают случаи, когда Вы накопите множество проблем, а потом часами ищете решение, затягивая одно совещание на несколько часов. Попробуйте решать проблемы по мере их появления.
Например: ежедневно, на 15 минут у Вас будет собрание по текущим делам.
Если для решения проблемы Вам необходимо обсудить ее с одним человеком, то не нужно организовывать из-за этого целое совещание. Вызовите этого человека и поговорите с ним по вопросу.
Также, Вы должны полностью представлять, что будете обсуждать на собрании. Если Вы в чем-то не уверены и тем более не знаете, зачем конкретно проводить совещание, лучше перенести его на другую дату.
Все это больше связано с организационными вопросам, но и они очень важны. Теперь что стоит знать человеку, который занимается проведением совещания?
1.Совещание всегда начинается и заканчивается вовремя. Если Вы выделили для обсуждения вопроса 1 час, соизвольте закончить его ровно за 1 час. Также, если по-расписанию совещание начинается в 12, не опаздывайте, не позволяйте, чтобы в коллективе появилось мнение о несерьезности данного мероприятия.
2.Не старайтесь самостоятельно вести совещание и только говорить. Это прежде всего коллективное решение, поэтому Ваша цель дать слово каждому участнику совещания высказаться, а наиболее интересные, высказанные идеи, записать, чтобы в конце их озвучить, подвести итог.
Также, не позволяйте очень долго высказываться одному человеку - всегда в коллективе есть такой человек (или несколько), который перенимает инициативу в свои руки и навязывает свое мнение другим.
3.Ваша цель задать тон совещания. Вы должны озвучить проблему, рассказать, как Вы сейчас с ней боритесь и уже потом передать слово коллективу, а сами в это время внимательно всех выслушиваете.
Если вопросов, которые необходимо решить, несколько, то переходите от одного к другому постепенно. Лучше начать с более легких вопросов, а затем прийти к более важным и сложным, как бы подготавливая участников собрания.
4.Во время совещания можно отвести время и отдельно поблагодарить, похвалить тех участников группы, которые в последнее время проявили особую активность и чья деятельность сказалась на успехе компании. Укажите каждого человека, которого есть за что хвалить и не забудьте упомянуть, что именно он сделал (для этого, конечно, нужно следить за тем, что происходит в коллективе).
Это вызовет больше уважения к Вам, Вас будут больше уважать ведь Вы не просто руководите, но еще и следите. Кроме того у других участников группы будет стимул работать лучше, чтобы заслужить даже словесного поощрения.
5.Не бойтесь признать свои ошибки. Если в последний месяц по Вашей вине компания несет убытки или в целом что-то идет не по плану, признайте свою вину, а не сваливайте ее на кого-либо еще. Это вызовет большее доверие к вам, как к организатору.
6.Если во время совещания ситуация накалилась, возник конфликт между участниками, можно немного разрядить обстановку и отойти от темы. Позвольте всем немного успокоится. Заранее продумайте интересную историю на этот случай, ведь неизвестно, когда он возникнет. Случай может быть как связан с коллективом, так и просто, из жизни.
7.Если собрание затянулось и люди уже немного подустали, то выделите немного времени на перерыв. Возможно, в это время к ним придут новые идеи.
8.Нередко бывают случаи, когда начиная обсуждение с одной темы, как-то плавно оно переходит на другую. Если такое возникает на совещании Вам необходимо немедленно вмешаться и вернуть разговор в прежнее русло. Вы собрались не на базар, а решать важные вопросы. Это не значит, что в совещании нет места для шуток - есть, но они должны быть уместными.
9.Не теряйте нить собрания. У каждого обсуждаемого вопроса должно быть начало, обсуждение и его решение. Поэтому, как только по вопросу все высказались, Вы озвучиваете все идеи, что Вам понравились и Вы записали, уточняете у коллектива насколько правильно все записано, согласны ли они с этим, и переходите к следующему вопросу.
Если вопрос один и он большой, то только в конце совещания Вы подводите итог.
10.Важно не просто обсудить что-либо с коллективом, но еще важнее определить сроки, в которые нужно решить определенную проблему. Поэтому, обязательно согласуйте после каждого решения насколько быстро его необходимо воплотить в жизнь. Для этого назначьте одну конкретную задачу каждому участнику группы. Или, разделите коллектив на группы, и каждая группа будет заниматься своим вопросом до определенной даты.
11.Во время совещания Вам ни в коем случае нельзя переходить на личности, пытаясь навязать кому-либо свое мнение. Вы должны обращаться к группе, а не к конкретному человеку, если конечно к нему нет каких-либо личных вопросов. Поэтому, приводите объективные, аргументированные доводы, чтобы убедить коллектив, что такое решение наиболее рациональное.
12.Если Вы знаете, что сказанные Вами слова резко настроят людей против Вас, то лучше не произносить их вслух и остаться при своем мнении. Ваш авторитет очень сильно может пошатнуться, если Вы скажите что-то, чего от Вас никто не ждет.
Вот так вот непросто на первый взгляд провести обычное совещание (собрание). Однако, если вдуматься, то все оказывается куда проще. Запомните главное:
озвучили проблему, выслушали мнения, огласили решение - все, больше ничего и не надо. Вам главное следить за тем, что говорят, как себя чувствуют люди и в случае чего разбавить атмосферу, сделать перерыв или же напомнить о теме совещания и вернуть его в нужное русло. Первые разы Вам будет несколько некомфортно проводить совещания, но затем Вы привыкните. А мы с Вами прощаемся на сегодня. Удачи!
Последние вопросы
Вопросы без ответов